Informativa su privacy e cookie

1. Chi siamo e il nostro ruolo

EasyTurni è un progetto non ancora costituito in società. È attualmente gestito dai suoi fondatori in qualità di persone fisiche (“EasyTurni”, “noi”). Quando verrà costituita una società, questa Informativa sarà aggiornata con la relativa denominazione e sede legale.

Per qualsiasi questione relativa alla privacy o alla protezione dei dati puoi contattarci all'indirizzo easyturni00@gmail.com.

EasyTurni può trattare dati personali con ruoli diversi a seconda del contesto.

Quando trattiamo dati necessari al funzionamento di EasyTurni in quanto tale, come la gestione degli account dei clienti, l'autenticazione, la sicurezza, i log tecnici, l'assistenza, le comunicazioni di servizio e gli analytics basati sul consenso, i fondatori del progetto EasyTurni agiscono come titolari del trattamento.

Quando un'azienda, un'associazione o un'altra organizzazione utilizza EasyTurni per gestire il proprio personale o i propri membri, è generalmente quell'organizzazione a stabilire perché le informazioni sul personale vengono trattate. Per dati come ruoli, sedi, disponibilità, ferie e permessi, turni, assegnazioni, richieste di scambio, regole di pianificazione e parametri retributivi di dipendenti o collaboratori, l'organizzazione agisce generalmente come titolare del trattamento ed EasyTurni come responsabile del trattamento, trattando tali informazioni secondo le istruzioni dell'organizzazione e in base all'accordo sul trattamento dei dati applicabile.

Se utilizzi EasyTurni tramite il tuo datore di lavoro o un'altra organizzazione, le domande o le richieste relative alle informazioni inserite nello spazio di lavoro di quell'organizzazione vanno di norma rivolte all'organizzazione stessa. EasyTurni la assisterà ove necessario.

2. Dati personali che trattiamo

A seconda di come utilizzi EasyTurni, possiamo trattare le seguenti informazioni.

Le informazioni di account e profilo possono includere nome, indirizzo email, identificativo utente, organizzazione, ruolo, stato dell'account, stato dell'invito e informazioni di autenticazione.

Le informazioni sull'organizzazione e sulla pianificazione possono includere luoghi di lavoro o sedi, ruoli, disponibilità, ferie o permessi, turni programmati, assegnazioni, modifiche ai turni, richieste di scambio, regole di pianificazione, impostazioni del calendario e altre informazioni necessarie a organizzare il lavoro.

Le informazioni retributive e amministrative possono includere tariffe orarie, parametri retributivi o altri valori legati al rapporto di lavoro inseriti da un'organizzazione per la pianificazione o il calcolo del costo del lavoro.

EasyTurni non è pensato per conservare cartelle cliniche o altre categorie particolari di dati personali. Utenti e organizzazioni dovrebbero evitare di inserire nei campi di testo libero informazioni sulla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, appartenenza sindacale o altre informazioni sensibili, salvo che vi sia una specifica base giuridica per farlo.

Le informazioni tecniche e di sicurezza possono includere indirizzi IP, eventi di accesso e autenticazione, identificativi di sessione, informazioni su browser e dispositivo, preferenze di lingua, log applicativi, marche temporali ed eventi di sicurezza.

Le informazioni sulle comunicazioni possono includere email transazionali, inviti, notifiche sui turni, richieste di assistenza e altre comunicazioni legate al servizio.

Le informazioni di analytics, se hai acconsentito agli analytics, possono includere identificativi pseudonimi e informazioni su come viene utilizzato EasyTurni, come pagine o funzionalità visitate, interazioni, informazioni su browser o dispositivo e informazioni di sessione.

Alcuni dati personali possono essere forniti direttamente da te. Altri possono essere forniti dall'organizzazione che ti ha invitato su EasyTurni, ad esempio il tuo indirizzo email, il ruolo, il luogo di lavoro o impostazioni legate al rapporto di lavoro.

3. Perché trattiamo i dati personali

Quando EasyTurni agisce come titolare del trattamento, i dati personali possono essere trattati per creare e gestire gli account, autenticare gli utenti, fornire il servizio, gestire abbonamenti o rapporti con i clienti e inviare comunicazioni operative, nella misura in cui il trattamento è necessario per fornire il servizio richiesto o eseguire un contratto.

Possiamo trattare log tecnici, eventi di autenticazione e informazioni di sicurezza ove necessario per il nostro legittimo interesse a proteggere EasyTurni, prevenire abusi o frodi, risolvere errori e mantenere l'affidabilità e la sicurezza del servizio.

Quando il trattamento è richiesto per adempiere a obblighi fiscali, contabili, giudiziari o regolamentari applicabili, trattiamo le informazioni pertinenti per adempiere ai nostri obblighi di legge.

Gli analytics facoltativi e le altre tecnologie di tracciamento non essenziali sono utilizzati sulla base del tuo consenso. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Quando EasyTurni agisce come responsabile del trattamento per un'organizzazione, è l'organizzazione a stabilire la base giuridica applicabile al trattamento dei dati del proprio personale. EasyTurni tratta tali informazioni solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni documentate dell'organizzazione, salvo diversi obblighi di legge.

4. Il conferimento dei dati è obbligatorio?

Le informazioni richieste per creare un account, autenticarsi, entrare in un'organizzazione o utilizzare le funzionalità principali di pianificazione sono necessarie per fornire quelle parti del servizio. Se le informazioni richieste non vengono fornite, alcune funzionalità di EasyTurni potrebbero non essere disponibili.

Gli analytics e gli altri tracciamenti facoltativi non sono necessari per utilizzare le funzionalità principali di EasyTurni.

5. Chi può accedere ai dati personali

I dati personali possono essere accessibili agli utenti autorizzati della tua organizzazione, ove necessario per la pianificazione e la gestione del personale. Ad esempio, il titolare o un responsabile dell'organizzazione può dover accedere a disponibilità, assegnazioni, informazioni sui turni o impostazioni retributive.

Per far funzionare EasyTurni ci avvaliamo inoltre di fornitori di servizi selezionati, tra cui:

Supabase, per il database, l'autenticazione e la relativa infrastruttura di backend;

PostHog, per gli analytics di prodotto facoltativi, se è stato prestato il consenso agli analytics;

Resend, ove utilizzato per l'invio delle email transazionali;

e i fornitori di hosting, infrastruttura, monitoraggio, sicurezza e servizi tecnici necessari al funzionamento della piattaforma.

Questi fornitori trattano i dati personali solo per le finalità necessarie a fornire i rispettivi servizi e sono soggetti, ove richiesto, ad adeguati obblighi contrattuali e di protezione dei dati.

Possiamo inoltre comunicare informazioni ove necessario per adempiere a obblighi di legge, rispondere a richieste legittime delle autorità, accertare o difendere un diritto in sede giudiziaria, o tutelare EasyTurni, i suoi utenti o terzi.

Non vendiamo a terzi i dati personali del personale e non utilizziamo le informazioni inserite dalle organizzazioni per pubblicità di terzi.

6. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei fornitori di servizi utilizzati da EasyTurni possono trattare informazioni in paesi al di fuori dello Spazio economico europeo.

Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE, EasyTurni utilizza, ove richiesto dal GDPR, un meccanismo di trasferimento adeguato, come una decisione di adeguatezza della Commissione europea, le Clausole contrattuali standard o altre garanzie riconosciute dalla legge.

Il luogo in cui determinati dati vengono trattati può dipendere anche dalla regione dell'infrastruttura scelta per un determinato servizio.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Conserviamo i dati personali solo per il tempo ragionevolmente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e nel rispetto dei requisiti contrattuali, di sicurezza e di legge.

Le informazioni sull'account e sulla gestione dei clienti sono generalmente conservate per la durata dell'account o del rapporto con il cliente e possono essere conservate per un periodo limitato successivo, ove necessario per gestire richieste, controversie, prevenzione delle frodi o azioni legali.

Le informazioni sul personale e sulla pianificazione trattate per conto di un'organizzazione sono conservate secondo le istruzioni dell'organizzazione, il contratto con il cliente applicabile e l'accordo sul trattamento dei dati di EasyTurni. Al termine del rapporto con il cliente o in caso di cancellazione, le informazioni vengono cancellate o restituite secondo tali accordi, fatta salva una conservazione limitata nei backup e gli obblighi di legge.

I log tecnici e di sicurezza sono di norma conservati fino a 12 mesi, salvo che un periodo più lungo sia necessario per indagare su un incidente di sicurezza, un uso improprio o un'azione legale.

Le registrazioni delle richieste di assistenza e delle comunicazioni operative possono essere di norma conservate fino a 24 mesi dalla conclusione della relativa richiesta o del rapporto con il cliente, ove necessario per lo storico dell'assistenza o per finalità legali.

Le copie di backup possono rimanere per un periodo limitato dopo la cancellazione, finché non vengono sovrascritte automaticamente secondo il nostro ciclo di backup.

Le informazioni di analytics sono conservate secondo la configurazione di conservazione del nostro servizio di analytics e solo per il tempo ragionevolmente necessario all'analisi e al miglioramento del prodotto.

Quando la legge applicabile impone di conservare le informazioni per un periodo più lungo, possiamo conservare solo le informazioni necessarie a tale finalità di legge.

8. Cookie e tecnologie simili

EasyTurni utilizza cookie e tecnologie di memorizzazione del browser, come il local storage, ove necessario per far funzionare il servizio.

Tecnologie essenziali

La memorizzazione essenziale può essere utilizzata per l'autenticazione, il mantenimento della sessione, la sicurezza, le preferenze di lingua, l'organizzazione o il calendario selezionati e per ricordare le tue preferenze sui cookie.

A seconda della configurazione dell'autenticazione, EasyTurni o Supabase possono memorizzare le informazioni di autenticazione nel local storage del browser o nei cookie.

Queste tecnologie sono necessarie per fornire funzionalità espressamente richieste dall'utente e, per le loro finalità strettamente necessarie, non richiedono il consenso.

Analytics

EasyTurni utilizza PostHog per capire come viene utilizzata la piattaforma e migliorarne funzionalità e usabilità.

Quando PostHog è configurato per utilizzare cookie di analytics, local storage o identificativi persistenti simili, il tracciamento analitico resta disattivato finché non presti il consenso.

Se rifiuti gli analytics, le funzionalità principali di EasyTurni restano disponibili.

PostHog può utilizzare cookie di prima parte o la memoria del browser per mantenere identificativi pseudonimi e informazioni di sessione, a seconda della configurazione adottata da EasyTurni.

La tua scelta sui cookie

La tua preferenza sui cookie può essere memorizzata tramite un identificativo tecnico strettamente necessario, così che EasyTurni ricordi la tua scelta.

Se rifiuti il tracciamento facoltativo, non ti chiederemo ripetutamente di riconsiderare la tua decisione prima che sia trascorso il periodo di validità del consenso, salvo che le tecnologie o le finalità di tracciamento cambino in modo sostanziale, non sia più possibile determinare la tua scelta precedente o tu cancelli la relativa memoria del browser.

Puoi modificare o revocare la tua scelta in qualsiasi momento tramite il comando “Impostazioni cookie” disponibile sul sito o nell'applicazione EasyTurni.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

9. I tuoi diritti sulla protezione dei dati

Alle condizioni previste dalla legge applicabile, puoi avere il diritto di chiedere l'accesso ai tuoi dati personali, la rettifica dei dati inesatti, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati, nonché il diritto di opporti a determinati trattamenti.

Quando il trattamento si basa sul consenso, hai il diritto di revocarlo in qualsiasi momento.

Quando EasyTurni tratta informazioni come titolare del trattamento, le richieste possono essere inviate ai recapiti indicati nella Sezione 1.

Quando EasyTurni tratta informazioni sul personale per conto del tuo datore di lavoro o di un'altra organizzazione, dovresti di norma esercitare i tuoi diritti tramite quell'organizzazione. EasyTurni la assisterà nella risposta ove necessario.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali.

10. Pianificazione automatizzata

EasyTurni può fornire strumenti automatizzati, suggerimenti o assistenza alla pianificazione per aiutare le organizzazioni a preparare o gestire i turni di lavoro.

Salvo diversa indicazione espressa per una specifica funzionalità, EasyTurni non prende autonomamente, tramite trattamenti esclusivamente automatizzati, decisioni che producono effetti giuridici o effetti analogamente significativi sui lavoratori. L'organizzazione che utilizza EasyTurni resta responsabile delle proprie decisioni sulla gestione del personale e sulla pianificazione dei turni.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative ragionevoli volte a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, alterazioni, perdite, usi impropri o divulgazioni.

Tali misure possono includere controlli di autenticazione, restrizioni di accesso basate su ruolo e organizzazione, comunicazioni cifrate, misure di sicurezza dell'infrastruttura, registrazione degli eventi e pratiche di minimizzazione dei dati.

Le credenziali di autenticazione sono gestite tramite la nostra infrastruttura di autenticazione ed EasyTurni non ha bisogno di accedere alle password degli utenti in chiaro.

Nessun servizio online può garantire una sicurezza assoluta e le nostre misure di sicurezza vengono riviste e aggiornate con l'evoluzione del servizio.

12. Bambini e minori

EasyTurni è un servizio di gestione del personale e organizzativo e non è rivolto ai bambini.

Quando un'organizzazione impiega legittimamente o gestisce comunque un minore autorizzato a utilizzare EasyTurni, è responsabilità di quell'organizzazione assicurare che il trattamento sia lecito e che siano presenti le informative, le autorizzazioni o le garanzie richieste dalla legge applicabile.

13. Modifiche alla presente Informativa

Possiamo aggiornare la presente Informativa su privacy e cookie quando cambiano le funzionalità di EasyTurni, i fornitori di servizi, le modalità di trattamento dei dati o gli obblighi di legge.

Quando una modifica incide in modo sostanziale sul trattamento dei dati personali, forniremo un avviso adeguato e, ove richiesto, chiederemo un nuovo consenso.